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Políticas

Políticas de tratamiento de datos personales de Novacolor

En Novacolor se busca Lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, brindando servicios de calidad de manera oportuna, eficaz y confiable, contando con personal competente, tecnología e infraestructura adecuada, mediante la mejora continua de nuestros procesos y cumpliendo con los requisitos legales aplicables.

I. Introducción

A continuación, se enuncian las Políticas de Tratamiento de información y de bases de datos que Novacolor maneja para el desarrollo de su actividad. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda la información recibida por Novacolor a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene alguna relación con Novacolor y ha entregado sus datos de manera voluntaria directamente en nuestras oficinas o por medios no presenciales.

Se entiende responsable del tratamiento de los datos: NOVACOLOR S.A.S., persona jurídica identificada con NIT. 830.513.573-1, ubicada en la Kr. 69R # 77-44 en la ciudad de Bogotá D.C., y correo electrónico para notificaciones contabilidad@novacolor.com.co

El titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos enviando una carta dirigida al correo electrónico de la sociedad o mediante escrito físico a la dirección antes suministrada.

II. Disposiciones generales

Teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” Se elabora este manual. Aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que Novacolor recolecte para el desarrollo de la actividad de comercialización de pigmentos químicos.

Estas políticas tienen como objeto proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Novacolor.

III. Finalidad del tratamiento de datos personales

La recolección de datos personales y su tratamiento tiene como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos productos ofrecidos por Novacolor, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones o productos, control de compras y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social Novacolor requiera. Dependiendo de la calidad que ostente el titular de la información frente a Novacolor, es decir, si se trata de clientes, empleados, proveedores o accionistas, los datos personales serán tratados conforme a las siguientes finalidades:

1. Finalidades generales:

a. Controlar el acceso a las oficinas o plataformas de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo zonas video-vigiladas.

b. Dar respuesta a consultas o reclamaciones que sean realizadas por los titulares de datos personales u organismos de control; y trasmitir los datos personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir.

c. Contactar personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación Novacolor, como trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

d. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos.

e. Registrar datos personales en los sistemas de información de Novacolor y en sus bases de datos comerciales y operativas.

f. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Novacolor haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

g. Suministrar la información a terceros con los cuales Novacolor tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

h. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la sociedad.

2. Datos personales de nuestros clientes:

a. Evaluar la calidad de nuestros productos, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.

b. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos.

c. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual Novacolor tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo para la ejecución de las mismas.

d. Contactar al titular a través de medios electrónicos o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

3. Datos personales de nuestros empleados:

a. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales, personales y de cualquier otra índole, así como la realización de estudios de seguridad.

b. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud, entre otras.

c. Planificar actividades empresariales.

d. Realizar los pagos necesarios que se deriven de la ejecución del contrato de trabajo o según sea el caso, de su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley vigente.

e. Contratar con terceros, tales como aseguradoras, cooperativas, empresas de servicios temporales, fondos de pensión, empresas prestadoras de salud, entre otros.

f. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias suscitadas dentro del horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

g. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.

4. Datos personales de nuestros proveedores:

a. Tratamiento de sus datos personales en nuestros programas de mercadeo.

b. Mejor conocimiento de sus productos y servicios.

c. Invitaciones a participar en procesos de selección y demás eventos afines.

d. Verificación de cumpliendo las obligaciones pactadas.

e. Registros necesarios dentro del sistema de proveedores.

f. Realizar pagos.

g. Envío de cartas, requerimientos o comunicaciones en general.

5. Datos personales de nuestros accionistas:

a. Con el propósito de brindar protección respecto de los derechos de los mismos.

b. Para poder efectuar de forma correcta el pago de dividendos.

c. Para fines de contacto con los accionistas, por medios telefónicos, correo electrónico y demás, en caso de que se origine alguna eventualidad.

IV. Derechos y deberes

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus datos, con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

2. Ser informado del uso que se le han dado a los Datos Personales.

3. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de Novacolor, de acuerdo a las leyes vigentes de tratamiento de información y base de datos.

4. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.

5. Solicitar ser eliminado de su base de datos; sin embargo, Novacolor puede podrá reusarse a esta eliminación cuando: (i) el titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; (ii) la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos; (iii) los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

V. Deberes como responsable del manejo de datos personales

Novacolor se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.

6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

VI. Autorización

Novacolor enviara formato de autorización de datos personales vía correo electrónico o físico, asegurando que los datos recolectados serán exclusivamente por el vínculo que existe entre el tercero y la compañía.

VII. Atención de consultas y reclamos

1. Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos NOVACOLOR. La consulta se podrá formular ante el área de atención al cliente, a través del correo contabilidad@novacolor.com.co, o mediante documento escrito radicado en la KR. 69R # 77-44, en la ciudad de Bogotá D.C.

La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos:

El titular que considere que la información contenida en una base de datos de Novacolor debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo en las direcciones indicadas, el cual deberá contener: (i) identificación del titular; (ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) dirección de notificaciones; y (iv) los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender o resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo la cual, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

Los titulares podrán en todo momento solicitar a Novacolor, como responsable del tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

Novacolor, como responsable del tratamiento, llevará un control del recibo de solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción.

El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si vencido el término legal respectivo, Novacolor no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en la normatividad vigente.

VIII. Medidas de seguridad sobre el tratamiento de datos personales

Novacolor informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, bajo la dirección de nuestro equipo.

Los datos personales que el titular de la información suministre a Novacolor, bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.

Por lo anterior, Novacolor otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

IX. Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en la página https://www.novacolor.com.co/politicas/.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

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