POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD NOVACOLOR S.A.S. 

En Novacolor se busca lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, brindando servicios de calidad de manera oportuna, eficaz y confiable, contando con personal competente, tecnología e infraestructura adecuada, mediante la mejora continua de nuestros procesos y cumpliendo con los requisitos legales aplicables.

POLÍTICA DE CALIDAD

1. IDENTIFICACIÓN DE LA SOCIEDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

Página Web: www.novacolor.com.co  Razón Social: Novacolor S.A.S.

NIT: 830.513.573-1

Dirección: Carrera 69R No. 77 – 44 Barrio Las ferias

Teléfono: (601) 290 6990

Correo electrónico: contactenos@novacolor.com.co 

2. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el artículo 15 de la Constitución Política y las directrices impartidas por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, NOVACOLOR S.A.S. adopta el presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, aplicable a la información recolectada, almacenada, usada, circulada o suprimida por la sociedad, a través de cualquier medio o canal, en desarrollo de su objeto social.

Es así como, la sociedad NOVACOLOR en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales obtenidos mediante cualquier medio, garantiza la protección de los datos personales de las personas, así como el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. 

Por todo lo anterior, de conformidad con lo establecido en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, NOVACOLOR adopta el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado y efectivo cumplimiento de la referida Ley, así como el procedimiento para la atención de las consultas, quejas o reclamos emitidos por los titulares de los datos personales. 

3. OBJETO

El objeto del presente manual es garantizar y salvaguardar el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar, rectificar o eliminar cualquier tipo de información que se hubiere recogido sobre ellas, en cualquier base de datos y/o archivos, a través de cualquier medio. Así mismo, determinar los parámetros bajo los cuales debe tratarse la información recolectada por parte de NOVACOLOR, garantizando el apropiado manejo de dicha información, su adecuada custodia y la respectiva confidencialidad de cualquier tipo de información personal a la que acceda la sociedad NOVACOLOR en su calidad de responsable del tratamiento de dicha información.  

4. MARCO NORMATIVO Y LEGAL.  

El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente:

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentario 1727 de 2009.
• Decretos Reglamentario 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
• Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.

5. AMBITO DE APLICACIÓN

1. Los procedimientos y políticas consagradas en el presente manual serán aplicables a la sociedad NOVACOLOR, así como en todas sus agencias y sucursales en el territorio nacional y en el extranjero.

1. El presente manual aplica igualmente para cualquier información de datos personales que se encuentre en cualquier base de datos recolectada por parte de NOVACOLOR que sea recolectada por cualquier medio, en especial pero sin limitarse a la recolección de información realizada de forma: 1) Presencial, 2) No presencial, 3) Virtual, 4) Mediante los sistemas de su circuito cerrado de vigilancia y/o, 5) Cualquier sistema de identificación biométrico; para la vinculación laboral, de cualquiera de sus proveedores y/o de sus clientes en el desarrollo de su objeto social.

PARÁGRAFO PRIMERO: NOVACOLOR realizará directamente el tratamiento de los datos personales recolectados de la manera indicada en el presente numeral, sin embargo, se reserva el derecho de delegar dicha facultad en un tercero, garantizando al titular de la información que se exigirá a dicho encargado el estricto cumplimiento del presente manual y la protección de los datos personales y la absoluta confidencialidad sobre los mismos. 

6. DEFINICIONES

Se tendrán como definiciones las establecidas en la normatividad indicada en el numeral 4 de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en especial las siguientes: 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
7. Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
8. Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
12. Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
13. Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
14. Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
15. Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.
16. Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
17. Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
18. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
19. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El presente Manual y Política de Tratamiento de Datos Personales se regirá por los principios establecidos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, a saber: 

1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

8. INFORMACIÓN RECOLECTADA

Se recolectará información de funcionarios, clientes, intermediarios, proveedores y/o terceros, a través de contratos y demás formatos institucionales, a través de medios físicos, medios electrónicos, mediante los sistemas de circuito cerrado de vigilancia y/o cualquier sistema de identificación biométrico, entre otros pero sin limitarse a ellos. La información general, comprende datos como nombre completo, tipo de identificación, estado civil, género y datos de contacto.  La información específica y que contenga datos sensibles, debe ser previamente autorizada por el titular para su utilización y manipulación de conformidad con el objeto de la empresa, resguardándolos con estándares de seguridad y confidencialidad del presente manual.

9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

1. Datos Públicos: NOVACOLOR manifiesta que, tratará sin autorización previamente otorgada por parte del Titular aquellos datos personales que sean de naturaleza pública y los datos personales contenidos en cualquier registro que tenga el carácter de público, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la Ley. No obstante lo anterior, se adoptarán por parte de NOVACOLOR las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

1. Datos Sensibles: NOVACOLOR se obliga a restringir el tratamiento de datos personales sensibles únicamente para lo que considere estrictamente indispensable, obligándose de conformidad con la Ley, a solicitar consentimiento previo y expreso a los titulares de dichos datos sensibles, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

En adición a lo anterior, NOVACOLOR se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones:

• Informar al correspondiente titular que, por tratarse de datos sensibles, el mismo no se encuentra obligado a autorizar a NOVACOLOR su tratamiento.
• Informar al titular de datos sensibles, de manera explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento previo y expreso.
• No condicionar ningún servicio ni ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para condicionar el servicio o la actividad).

Igualmente, NOVACOLOR dará estricto cumplimiento a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

• En los casos en los cuales el Titular ha autorizado expresamente su Tratamiento.
• Cuando el Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el Tratamiento sea utilizado con una finalidad histórica, estadística o científica. En el presente caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares de aquellos datos considerados como sensibles.
• En los casos en los cuales por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• En aquellos casos en los cuales el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular de los datos sensibles.
• En los casos en los cuales el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

1. c) Datos de menores de edad: De conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que el tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

Una vez se haya comprobado el cumplimiento a los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización correspondiente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

PARÁGRAFO PRIMERO: NOVACOLOR en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, así como cualquier encargado por NOVACOLOR, se compromete a velar por el uso adecuado de aquellos datos personales, para lo cual aplicará los principios y obligaciones establecidos en cada una de las normas indicadas en el marco normativo del presente manual.

PARÁGRAFO SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Ahora bien, de conformidad con lo señalado en la Sentencia C748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los niños, niñas y adolescentes deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

Serán derechos de los titulares de los datos personales, los establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, a saber:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. DEBERES DE NOVACOLOR RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES. 

NOVACOLOR cuando ostente la calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales a los cuales tenga acceso, dará cumplimiento a los deberes consagrados en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, a saber: 

Cuando tenga la calidad de Responsable del Tratamiento: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando tenga la calidad de Encargado del Tratamiento: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO: En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

12. POLÍTICA DE TRATAMIENTO

NOVACOLOR con el fin de dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a las demás normas que la modifiquen, aclaren, adicionen o complementen, en el manejo de la información y de los Datos Personales de sus Trabajadores, Empleados, Clientes, Proveedores y cualquier otro grupo de interés, ha desarrollado el presente manual para establecer los procedimientos y lineamientos para el tratamiento de dicha información a cargo del Oficial de Protección de Datos, los cuales se relacionan a continuación: 

• Fines comerciales de NOVACOLOR: Son los fines para los cuales la sociedad realizará el tratamiento de datos personales tales como, pero sin limitarse a ellos: presentación de ofertas, servicios, publicidad, oportunidades, fidelización, consecución y retención de clientes, ejecución del servicio, satisfacción de clientes, información, seguridad y en general promoción e información de productos y servicios prestados por NOVACOLOR y que sean de interés de sus clientes, usuarios, proveedores, trabajadores, empleados, colaboradores, entre otros.

• Otros Fines comerciales de NOVACOLOR: En los casos en los cuales la sociedad establezca diferentes finalidades de las descritas en el presente manual, deberá solicitar la autorización previa, expresa, consentida e informada al titular de la información personal para su correspondiente tratamiento para aquellas otras finalidades.

1. Tratamiento de bases de datos de empleados, trabajadores o colaboradores

Son aquellas bases de datos, ya sean manuales o automatizadas, que contienen datos de personas naturales vinculadas laboralmente con NOVACOLOR, y cuyo tratamiento tiene como finalidad la administración y ejecución de la relación laboral, el cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y de seguridad social, la gestión de nómina, prestaciones sociales y beneficios, el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo, la atención de procesos disciplinarios y evaluaciones de desempeño, el control interno, la atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, la defensa de los intereses de la sociedad en actuaciones administrativas o judiciales, así como la conservación de la información conforme a las obligaciones legales y a las tablas de retención documental aplicables.

Esta base de datos comprende información privada, pública, de datos sensibles y de menores de edad (niños, niñas y adolescentes) cuya autorización fue otorgada a NOVACOLOR previamente por su titular. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, NOVACOLOR dará tratamiento a los datos sensibles o de menores de edad (niños, niñas y adolescentes) sin autorización previa.

De conformidad con la legislación laboral y de los Acuerdos convencionales, NOVACOLOR en su calidad de empleador, debe contar con información personal de sus trabajadores, empleados y/o colaboradores. 

Con el fin de dar cumplimiento a los mandamientos legales y convencionales, NOVACOLOR recolecta de sus empleados, trabajadores y/o colaboradores información y datos tales como pero sin limitarse a ellos: 1)Identificación del trabajador, 2) Exámenes de vinculación, 3) Formación académica, 4)Experiencia laboral, 5) Dirección de domicilio, 6) Beneficiarios, 7) Salarios, 8) Fondos de Pensiones, 8) Fondos de Cesantías, 9) Riesgos Profesionales, 19) Caja de Compensación, 11) Seguros de Vida y accidentes, 12) Cuenta bancaria para el pago proveniente de la relación de trabajo, 13) Afiliaciones ante entidades a las que el empleado de manera voluntaria, consiente y libre ha solicitado a NOVACOLOR su inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, con el fin de facilitar sus  relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y NOVACOLOR.   

2. Tratamiento de bases de datos de clientes

Son aquellas bases de datos ya sean manuales o automatizadas que contienen datos personales de los clientes de NOVACOLOR y cuyo tratamiento será dado con la finalidad indicada en el presente numeral y denominadas como “Fines comerciales de NOVACOLOR” y “Otros Fines comerciales de NOVACOLOR”. 

NOVACOLOR informará a cada uno de los titulares de los datos personales obtenidos de nuestros clientes el tratamiento que se dará a sus datos personales, solicitando la correspondiente autorización de tratamiento de cada uno de sus clientes la cual deberá ser otorgada de manera previa, expresa, consentida e informada por parte de su Titular. El tratamiento de la información y datos personales de los clientes de NOVACOLOR se realizará teniendo en cuenta su necesidad y la finalidad que se dará a dichos datos e información. 

3. Tratamiento de bases de datos de proveedores y contratistas

Son aquellas bases de datos ya sean manuales o automatizadas que contienen datos de personas naturales o jurídicas que han tenido o mantienen con NOVACOLOR cualquier tipo de vinculación comercial o contractual y cuyo tratamiento tiene como finalidad: 1) Dar cumplimiento a cada una de sus obligaciones contractuales estipuladas en los contratos suscritos o relaciones comerciales existentes entre NOVACOLOR y sus proveedores o contratistas, 2) Adquisición de bienes y servicios ofrecidos por los proveedores y contratistas y que sean requeridos por NOVACOLOR para el cabal cumplimiento de su objeto social, el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, laborales, 3) Mantenimiento de la relación comercial o contractual, entre otras y en general, para los fines indicados en el presente numeral y denominados “Fines comerciales de

NOVACOLOR” y “Otros Fines comerciales de NOVACOLOR”

El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, NOVACOLOR dará tratamiento a los datos sensibles o de menores de edad (niños, niñas y adolescentes) sin autorización previa. 

NOVACOLOR únicamente dará tratamiento a los datos personales de sus proveedores o contratistas para los fines establecidos en el presente manual y Política de Tratamiento de datos Personales, en aquellos casos en los cuales la sociedad establezca diferentes finalidades de las descritas en el presente manual, deberá solicitar la autorización previa, expresa, consentida e informada al titular de la información personal para su correspondiente tratamiento para aquellas otras finalidades.  

4. Tratamiento de bases de datos de información inactiva

Son aquellas bases de datos ya sean manuales o automatizadas que contienen datos de personas naturales o jurídicas que se encuentran inactivos, recopilados de cualquier manera por parte de NOVACOLOR. 

Toda la información contenida en esta base de datos de información personal inactiva se encuentra almacenada bajo los parámetros y principios archivísticos y logísticos definidos en la normatividad legal vigente, garantizado la disponibilidad de la información, su localización exacta, su integridad, confidencialidad y trazabilidad. La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el cumplimiento de las funciones propias de NOVACOLOR la cual tendrá el termino de permanencia establecidos en las Tablas de Retención Documental indicadas por el Archivo General de la Nación y, las demás normas que regulen la conservación de la información.

No obstante lo anterior, en cualquier momento, los titulares de datos personales registrados en estas bases de datos podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión frente a NOVACOLOR en su calidad de Responsable del tratamiento. 

13.RESPALDO DE LA INFORMACIÓN

El Oficial de Protección de Datos Personales realizará mensualmente, conjuntamente con las dependencias de la sociedad que sean necesarias, una copia de seguridad de toda la información y de todos los datos personales a los cuales tenga acceso. Está copia de seguridad deberá reposar en un disco duro o en servidor de la sociedad a cargo de la Gerencia de la sociedad. 

14. AUTORIZACIÓN

NOVACOLOR enviara formato de autorización de datos personales vía correo electrónico o físico, asegurando que los datos recolectados serán exclusivamente por el vínculo que existe entre el tercero y la compañía.

15. MEDIDAS DE SEGURIDAD SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NOVACOLOR informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, bajo la dirección de nuestro equipo.

Los datos personales que el titular de la información suministre a NOVACOLOR, bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.

Por lo anterior, NOVACOLOR otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

16. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

Dando cumplimiento a la normatividad legal vigente, NOVACOLOR implementó el procedimiento que se detallará a continuación para garantizar el debido ejercicio de los derechos por parte de los titulares de la información y datos personales: 

Medios en los cuales pueden los titulares de la información y de los datos personales ejercer sus derechos: 

Correo electrónico: datospersonales@novacolor.com.co 

PBX: 2906990

Con el fin de ejercer los derechos por parte de los titulares de los datos personales, una vez sean ejercidos dichos derechos a través de cualquiera de los medios indicados anteriormente, será necesario indicar como mínimo la siguiente información: 

• Nombres y apellidos completos.
• Datos de contacto (Ciudad, Dirección, Barrio, Teléfono, Número Celular, Correo electrónico).
• Dirección ya sea física o electrónica para recibir notificaciones.
• Hechos, motivos que dieron lugar al ejercicio del derecho por parte de su titular.
• Descripción sucinta del derecho que pretende hacer valer ante
• Documentos anexos o pruebas que soporten el ejercicio del derecho.

El ejercicio de los derechos debe ser realizado por el Titular, presentado por escrito y a través de los canales habilitados en el presente manual. 

1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos NOVACOLOR. La consulta se podrá formular ante el área de atención al cliente, a través del correo datospersonales@novacolor.com.co, o mediante documento escrito radicado en la KR. 69R # 77-44, en la ciudad de Bogotá D.C.

La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos: El titular que considere que la información contenida en una base de datos de Novacolor debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo en las direcciones indicadas, el cual deberá contener: (i) identificación del titular; (ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) dirección de notificaciones; y (iv) los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender o resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo la cual, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento solicitar a Novacolor, como responsable del tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

NOVACOLOR dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente: 1) Fecha de recibo del requerimiento, 2) Datos básicos del titular y/o de quien realice el reclamo, 3) Descripción de los motivos/hechos que dan lugar al reclamo, 4) Fecha de envío de la respuesta al titular del dato y cierre de caso. 

El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si vencido el término legal respectivo, Novacolor no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en la normatividad vigente.

17. VIGILANCIA ELECTRÓNICA

NOVACOLOR utiliza diversos medios de Vigilancia Electrónica tales como, pero sin limitarse a ellos: 1) Monitoreo de Alarmas, 2) Monitorio de Video, 3) Control de

Accesos, 4) Monitoreo de Flotas, 5) instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas y/o clientes informando sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles. La información recolectada a través de los medios de vigilancia electrónica anteriormente indicados se utilizará para fines de seguridad de los bienes e instalaciones tanto propias como ajenas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

18. VIGENCIA

El presente manual, contiene la Política de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad NOVACOLOR, que rige a partir del 5 de febrero de 2026. En caso de variar las disposiciones legales, NOVACOLOR se reserva la facultad de modificar la política, informando oportunamente a los titulares, lo anterior en aras de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y demás normas que la modifiquen, agreguen, complementen o deroguen. En aquellos casos en los cuales se modifique el presente manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, se publicará su modificación en la página www.novacolor.com.co con el fin de dar a conocer sus cambios o modificaciones.